Belediye Yazı İşleri Müdürlüğü

Görev ve Sorumlulukları

1. Evrak ve Yazışma Hizmetleri

• Gelen–giden evrak kayıt işlemleri

• Resmî yazışmaların mevzuata uygun hazırlanması

• EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) işlemleri
  Devletin dili yazıdır. O dil burada konuşulur.

2. Belediye Meclisi İşlemleri

• Meclis gündeminin hazırlanması

• Meclis kararlarının yazımı, çoğaltımı ve ilanı

• Meclis kararlarının ilgili birimlere ve kurumlara gönderilmesi
  Demokrasi burada tutanak altına alınır.

3. Encümen İşlemleri

• Encümen gündem ve kararlarının hazırlanması

• Kararların yazımı, takibi ve tebliği

• Encümen defterlerinin tutulması
  Karar alınır, bağlayıcı hale gelir. Kalem konuşur, sonuç doğar.

4. Arşiv ve Dosyalama

• Fiziki ve dijital arşiv düzeni

• Dosyalama planlarının uygulanması

• Arşiv mevzuatına uygun saklama ve imha işlemleri
  Belediyenin hafızası silinmez, arşivlenir.

5. Resmî Tebligat ve İlanlar

• Kararların ilanı ve askıya çıkarılması

• Tebligat işlemlerinin yürütülmesi

• Askı ve ilan tutanaklarının düzenlenmesi
  Usul yoksa, işlem de yoktur. Yazı İşleri bunu bilir.

6. Protokol ve İmza Süreçleri

• Başkanlık ve üst yönetim yazıları

• İmza sirküleri ve yetki yazıları

• Kurumlar arası resmî koordinasyon